(१) हुलाक सेवा विभागले तोकिदिएको अधिकृतले वा क्षेत्रीय हुलाक निर्देशकले हुलाक प्रतिनिधि, वितरक र डाँक बाहक नियुक्त गर्नेछ ।
(२) हुलाक प्रतिनिधिलाई नियुक्त गर्नु भन्दा अगावै निजसँग अनुसूची–१ बमोजिमको ढाँचामा कबुलियत गराउनु पर्नेछ ।
(३) हुलाक प्रतिनिधि, वितरक र डाँक वाहकले आफ्नो कार्यभार सम्हाल्नुभन्दा अघि अनुसूचि–२ बमोजिमको ढाँचामा शपथ ग्रहण गर्नु पर्नेछ ।

(४) उपनियम (१) बमोजिम नियुक्त गर्ने अधिकृतले अतिरिक्त हुलाकको नाम, ठेगाना, सो हुलाक सञ्चालन गर्न नियुक्ति गरिएका हुलाक प्रतिनिधि, वितरक र डाँक वाहकको नाम, वतन, उमेर, योग्यता, कबुलियतनामा तथा अन्य विवरण सम्बन्धित हुलाकमा दिनुकासाथै
त्यसको एक एक प्रति क्षेत्रीय हुलाक निर्देशनालय र हुलाक सेवा विभागमा पठाउनु पर्नेछ ।

(५) उपनियम (४) बमोजिम विवरण प्राप्त गर्ने कार्यालयहरूले आ–आफ्नो कार्यालयमा छुट्टै दर्ता किताब खडा गरी सो विवरण जनाइ राख्नु पर्नेछ ।